10 things I didn’t know about wedding planning

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Have I got some exciting news for you. I recently got engaged (more on that soon on the blog!) & I’m beyond happy & excited! Wedding planning has officially begun and it is both fun and a very complex process at the same time. I’ve been learning a lot of new things that I didn’t even have a clue about before starting this process. So I have teamed up with my friend and fellow blogger Ruthie Fonseca of Bodas del Encanto, to collaborate on a special wedding series on both of our blogs. The next few months will be filled with insider tips, fun DIY’s and behind the scenes scoop leading up to the big day! For our first post, I’ve decided to share this 10 things that I’ve just recently learned and Ruthie will give us the insider scoop on each one. I hope you find these helpful, so that if you are planning your wedding (or when you do), these things don’t catch you off guard and you are already one step ahead in your wedding planning process.

1. Everyone (& their mother) will have an opinion!

 When making these decisions stick to your guns trust your instincts & do what you love. Pleasing everyone is an impossible task. I say, when making decisions just try and please those who really matter: you & your partner (and whoever’s paying for the wedding of course!).

-Insider Tip: Having to many cooks in the kitchen can get a little overwhelming. Try to limit the amount of people that are involved in the wedding planning. Only involve those who really matter, if your parents are covering the costs, keep in mind that they will have an opinion and it needs to be considered. Friends on the other hand, want to be helpful, but sometimes an end up stressing you out even more. Tell them that you are going for the element of surprise and that they will see everything come together on the big day! Choose your battles, if something is not as important to you, let it go. But if you have always dreamed of that one detail, fight for it! I tell brides that they all get three non negotiables, these are the three things that you MUST have, and as long as those happen, dont stress to much about the rest.

2. Organization is key

Buy an agenda, write everything down. There’s way too many little details and deadlines going at the same time that you may pass up (inadvertently) important dates if you don’t write everything down. My agenda (and running and the occasional wine with the fiancé) keeps me mentally stable , calm & stress free.

– Insider Tip: Trust me, if you are not organized, the joyful wedding planning process will turn miserable. I always recommend using Google Drive to keep track of all your contracts and documents. This way all the parties involved can access all the documents in one place! Having a to do list is KEY! Assigning monthly tasks leading up to the big day will be extremely helpful to keep you on track. Check out this to do list as a sample to follow. It’s also helpful to create documents that will help you track your budget, payments and vendor contacts.

3. Be mentally prepared to change your expectations

It is EXTREMELY important to forget about the glass slipper & the whole Disney forged wedding ideas that have been hammered into our brain since we were young. If you were one of the lucky ones that wasn’t into the whole princess thing there’s always… Pinterest, with its million pictures of just amazing weddings which are very far from my reality. Pinterest can be your friend or your biggest enemy.

-Insider Tip: Dreams & reality are two very different things. Don’t get me wrong, there is nothing bad with dreaming, but when push comes to shove we need to put our feet down on the ground. You need to keep in mind that you are planning this with someone else (your future hubby!) and you need to consider their opinions as well. Too many times I see couples fighting over the most minute details, and its just not worth it. The dress of your dreams might not flatter your body type, your favorite flowers might not be in season, and you might not be able to afford that amazing band, but at the end of the day you are marrying the man of your dreams, and that is a dream you can certainly afford.

4. NEVER underestimate your wedding planner

I am convinced that wedding planners are God’s little angel helpers on earth. You don’t even know the responsibility that falls on their shoulders and all the hoops they have to jump through just to make the bride happy. They’re the MVP’s of all weddings. Don’t even think about getting married without having an expert plan your wedding.

-Insider Tip: Wedding planners are like that fairy godmother you always wanted. They are there to hold you by the hand and lead you to the wedding of your dreams. They take away the hassle of negotiating with vendors, think of small details you might have over looked and are there to assure that your wedding day is stress free. It is crucial that you interview a few different planners before deciding on “the one”. Keep in mind that this person will be with you for the next few months, and you want to make sure that your personalities match and that they understand your vision. 

5. Thinking of having your wedding outdoors? READ ON

Keep in mind all the extra costs that that would entail. The logistics behind bringing everything outside can be tricky & very pricey vs having your wedding at a hotel or location that’s already equipped with the essentials. Let’s say you’re having a dj & of course he needs a plug for electricity…guess what? You’ll need a generator which means $$$$ and goodbye to your budget!

– Insider Tip: Outdoor events are stunning, but there are a lot of details and logistic that goes into them. From a large list of rentals needed, plus a back up plan (we can never trust mother nature), outdoor events are a little more stressful to plan and can also be more expensive. As mentioned before, we can’t trust mother nature, and you need to think ahead just in case it rains, or in tropical locations such a Puerto Rico, if its too hot and humid. You want to make sure your guests enjoy the event and aren’t left feeling uncomfortable.

6. Noise Restraints 

What a bizarre subject this noise restraint thing is to me! FYI if you dream of having an outdoor wedding in a hotel, know this: for courtesy of the other guest staying at the hotel all music (or noise) has to be shut down at 10:00 P.M. I don’t know about you, but I’ve never been to a wedding that ends that early. When deciding on a venue if outdoors is the way to go, know that by 10 you’ll have to move your wedding party indoors (or elsewhere!).

-Insider Tip: This is something that many couples find surprising, who knew noise restraints were a thing! Most venues with outside spaces are surrounded by other buildings, and therefore require a noise curfew in order to not receive complaints. If you want your event outside, consider having an after party inside to keep the party going, or even hosting a Mute Party!

7. Timeline for the invites

Invitations take the time. If you’re planning your wedding in less than 6 months know that you’ll probably have to decide on the design for the invitations in a rush so that they can be finished and sent on time.

-Insider Tip: Designing and choosing an invitation can take anywhere from 1 week to a month (if you are really picky). After that the printing process takes approximately 4-6 weeks. Invitations should be sent out at least 2 months prior to the big day in order to give your guests enough time to RSVP. So as you can tell, its a lenghty overall process, so give yourself enough time! Also, avoid sending invitations over the holidays as they can get lost in the mix with all the Christmas Cards. If you are getting married in February, try sending out your invitations before Thanksgiving. 

8. Consider a destination wedding 

The starting rates for booking any hotel or venue in Puerto Rico are ridiculously overpriced. Add to that amount the decor fee (flowers come from outside Puerto Rico thus are ultra expensive) catering, music etc…and it’ll feel like you’re paying for your graduate school tuition all over again. Needless to say any other city would be a more budget friendly choice than Puerto Rico. My suggestions? Colombia, Mexico, Dominican Republic or even Miami.

Insider Tip: Unfortunately Puerto Rico has one of the highest tax rates in the world, which will make any base price much higher once you take this into consideration. However, our service is uncomperable and our vendors strive to give their best at every event, which is why brides constantly vote us as one of the top destinations to get married!

9. If you’re getting married in a church…

 Some pastors (if you will) have a set timeline of how long before getting married you have to come visit them. Most of them 6 months ahead.

Insider Tip: If getting married in a church is imporant for you make sure to do your research. Every church and religion for that matter, has a certain list of regulations you need to fulfill. From pre marital classes to sacraments (if you are getting married in the Catholic Church) these can take a few months, so make sure to look into these as soon as you have set the wedding date.

10. Pricing (on everything) depends on the season 

A good reference for this is the same as the rates in hotels (at least here in Puerto Rico). There’s a high & a low season. In Puerto Rico high season is typically from December to May. So if you’re planning to have your wedding during high season expect everything; from hotel rates, to the freaking flowers to be more expensive than usual. Keep that in mind when determining your wedding date.

Insider Tip: Everything in weddings has to do with seasons. Flowers are seasonal, food is seasonal, even the weather is different with each season. Because of this prices will vary depending on the time of the year. For example, hurricane season is the lowest season in Puerto Rico, so you will get the best deals, but you also run the risk of having a hurricane! If you want your favorite flower to be the centerpiece of your wedding, make sure to check when they are in season and plan your big day around that. Also consider getting married on a Friday or Sunday as prices will be lower.

 And there you have it! I hope you found some of these helpful and that we were able to answer some questions that you might have had. Make sure to stay tuned as we have many more exciting posts and surprises ahead as #MissLluviaTiesThe Knot.

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ESPAÑOL

Para los que no saben, recientemente mi novio me comprometió ????(pronto les contaré más sobre eso). ¡Estoy más que feliz! Con esto obviamente comienza el proceso de planificación de mi boda. Es un proceso divertido pero MUY complejo. Hay muchas cosas que he ido aprendiendo en el camino de las cuales nitenía  idea antes de comenzar este proceso. Así que me he unido a mi amiga, wedding planner y compañera blogger Ruthie Fonseca de Bodas del Encanto, para hacer una colaboración en nuestros blogs sobre el proceso de planificación. En estos próximos meses les vamos a tener muchos tips, consejos, DIY’s y behind the scenes de como se planifica una boda. Para nuestra primera publicación, quería compartirles estas 10 cosas que yo no sabía antes de empezar con el wedding planning, y Ruthie nos va a dar su opinión profesional de cada una de ellas. Espero que esto las ayude si están planificando su boda, o para cuando  les llegue el momento ya estén preparadas! 

1. Todo el mundo tiene una opinión de cómo, cuándo y dónde 

Tratar de complacer a todo el mundo es imposible.¿Mi consejo? Complace a los que importan: tú y tu pareja y a los que están pagando la boda.

Tip Profesional: Tener demasiadas opiniones puede ser un poco abrumador. Trata de limitar la cantidad de personas que están involucradas en la planificación de la boda. Sólo involucra a los que realmente importan, si tus padres están cubriendo los costos, ten en cuenta que tendrán una opinión y debe ser considerada. Los amigos, por otro lado, quieren ser útiles, pero a veces terminan estresándolos aún más. Diles que quieres un elemento de sorpresa y que verán todo el día de la boda! Escoge tus batallas, si algo no es tan importante para ti, déjalo ir. Pero si siempre has soñado con ese detalle, ¡lucha por eso! Siempre le digo a las novias que todas tienen tres cosas que no son negociables, estas son las tres cosas que DEBEN tener, y siempre y cuando sucedan, no se vuelvan locas si no se da el resto. 

2. Organizarse es la clave de tu paz y felicidad durante este proceso

Compra una agenda, escribe todo. Tienes demasiadas cosas en la cabeza y se te pueden pasar fechas y deadlines importantísimos. Mi agenda (y correr o un buen vino con mi novio) me mantiene mi sanidad mental intacta y me calma los nervios y minimiza el stress

Tip Profesional: Mantenerte organizada es sumamente importante. Si no, un proceso que debe ser super emocionante puede convertirse en una pesadilla. Yo siempre recomendó usar Google Drive para mantener todos tus contratos y documentos en un mismo lugar. Así todas las personas involucradas en la planificación (tus padres, coordinadora y prometido) tienen acceso a todo. Crear un “to do list” es clave! Asignar ciertas tareas a todos los meses antes de la boda es super útil. Dale click aquí para descargar un ejemplo de un to do list. También recomiendo crear documentos para llevar un registro de tu presupuesto, pagos y suplidores.

3. Prepárate mentalmente a que las cosas no sean como las habías imaginado

Claro, importantísimo es dejar las expectativas de Cenicienta y poner los pies en la tierra. Pinterest es lo mejor que se han inventado para las novias, pero igual hay demasiada ideas que no se acercan a la realidad.

Tip Profesional: Los sueños y la realidad son dos cosas bien diferentes. Ahora, soñar no cuesta nada, pero es bueno ser realista para no decepcionarse al final. Tienes que mantener en cuenta queestás  planificado este evento con otra persona (¡tu futuro esposo!) y tienes que considerar sus opiniones también. Muchas veces las parejas pelean por los detalles más pequeños y no vale la pena. El traje de tus sueños puede que no se vea bien en tu tipo de cuerpo, las flores que quieres puede que no estén en temporada, pero al final del día teestás  casando con el hombre de tus sueños, y eso es un sueño que sí puedes hacer realidad. 

4. Nunca subestimen el trabajo de una wedding planner

Las wedding planners estoy convencida son pequeños ángeles en la tierra enviados por Dios. Uno ni se imaginan el nivel de responsabilidad que tienen y las mil y una cosas que hacen para complacerte. Son las MVP de cualquier boda, ni piensen casarse o planear la boda sin una.

Tip Profesional: Una coordinadora es como la hada madrina que siempre quisiste. Una coordinadora esta ahí para llevarte de la mano y ayudarte a realizar la boda perfecta. Ella negociará por tí,pensará  hasta en el detalle más pequeño que nunca imaginaste, y estará ahí para que el día de tu boda quede de ensueño. Es muy importante que antes de decidirte por tu coordinadora, entrevistes a varias. Muchas personas toman esta decisión basada en precio, pero es muy importante escoger una coordinadora con experiencia y que su personalidad sea de tu agrado. Recuerda que vas a estar trabajando con esta persona por muchos meses, y quieres asegurarte que se lleven bien y que entienda tu visión.

5.¿Piensas tener una boda al aire libre?

Ten en mente todos los gastos adicionales que eso conlleva. La logística detrás de transportar TODO el equipo, electricidad, generadores… adiós presupuesto! 

Tip Profesional: Los eventos afuera son hermosos, pero requieren mucho detalle y logística. Desde la larga lista de cosas que tendrás que alquilar, hasta tener un plan b, los eventos afuera pueden causar mucho estrés y suelen a ser más costosos. Uno no puede controlar el clima, así que tienes que mantener eso en mente, y en lugares como Puerto Rico también tienes que considerar el calor y la humedad. Quieres asegurarte que tus invitados disfruten el evento y no se sientan incómodos.

6. Restricciones de ruido/sonido

¡Qué cosa tan extraña esto de las restricciones de ruido en los hoteles! Si tienes en mente una boda al aire libre o en algún espacio abierto de un hotel, sepan que la boda lo máximo que la puedes tener es hasta las 10pm por cortesía a los demás huéspedes del hotel. Yo no sé ustedes, pero NUNCA he ido a una boda que se acabe a esa hora. Así que al determinar el local que quieren utilizar tengan en cuenta que si quieren su boda outdoors, a las 10 pm se tendrán que llevar su fiesta (e invitados) a otro lugar.

Tip Profesional: Esto es un dato al cual muchas parejas les sorprende! A menos que estés en una zona rural, muchos espacios que son al aire libre tienen otros edificios cerca, por la cual tienen una especie de toque de queda para la música para evitar recibir quejas por el ruido. Si quieres tener tu evento afuera, asegura mantener esto en mente y hacer planes para tener un “after party” adentro donde puedas hacer todo el ruido que quieras, o considera tener un Mute Party! 

7. Las invitaciones son lo primero que tienes que hacer si estas corta de tiempo

Ay, que cosas tan complicada! Cuanto quisiera tener el tiempo para sentarme a ver con detenimiento todas las bellas opciones que hay de papelería y diseños para las invitaciones. 

Tip Profesional: Diseñar y escoger tus invitaciones puede tomar de una semana a un mes (depende cuando perfeccionista seas). Después de eso, el proceso de imprimir toma aproximadamente de 4-6 semanas. Las invitaciones se deben enviar por lo menos dos meses antes de la boda, para darle a los invitados suficiente tiempo para confirmar. Así que, como se dan cuenta, el proceso es largo, asi que tomaté tu tiempo. También, evita enviar invitaciones durante la época de Navidad ya que no quieres que se pierdan con tanto correo enviado durante esas mismas fechas.Si te casas en Febrero, trata de enviarlas antes de Acción de Gracias. 

8. Casarse en cualquiera país que no sea Puerto Rico es mas económico 

Los precios de cualquier local/hotel en Puerto Rico son, de entrada absurdamente altos. Esto sin sumarle la decoración (la mayoría de las flores son tan caras por que vienen de otros países, por ejemplo) catering y demás cosas. Si hacer una boda en otro país: cualquiera, en realidad está entre tus opciones, no lo pienses dos veces. Colombia, República Dominicana, México, Miami you name it, te saldrá todo más budget friendly y a lo mejor puedes tener todos los elementos que quieres en la decoración de tu boda y será más amable para tu bolsillo.

-Tip Profesional: Desafortunadamente en estos momentos Puerto Rico tiene uno de los impuestos más altos en el mundo, lo cual hace que cualquier precio sea más elevado de lo normal. Ahora bien, el servicio en Puerto Rico es incomparable y nuestro suplidores de la más alta calidad, lo cuál es una de las razones por la cual muchas novias consideran a Puerto Rico como uno de los mejores destinos para realizar sus bodas.

9. Si te vas a casar por la iglesia…

Aquellos practicantes de la fe que desean realizar su unión en un altar con algún tipo de sacerdote sepan que esto es de las primeras cosas que deben hacer. Mínimo 6 meses antes necesitan decirle al cura y separar la iglesia.

Tip Profesional: Si casarte por la iglesia es importante para ti, asegurate de tener toda la información necesaria. Toda iglesia y denominación, tienen sus propias reglas. Desde clases pre matrimoniales, hasta diferentes sacramentos (si te vas a casar por la iglesia Católica) lo que significa que estos pasos pueden tomas varios meses, así que empieza a investigar esto tan pronto tengas la fecha de la boda.

10. Precio (de todo) cambia dependiendo de la temporada

En esto de las bodas es casi lo mismo que en todos los hoteles, aquí en Puerto Rico la temporada alta (cuando vienen más turistas y las tarifas de hoteles, pasajes y HASTA DE LAS FLORES son más caras) es de diciembre a mayo. Si tienen invitados que vienen de afuera o piensan utilizar un hotel como local de tu boda esto es importantísimo saberlo. Así que establece la fecha de la celebración de tu boda con esto en mente.

-Tip Profesional: Con las bodas todo depende con la temporada. Las flores son temporales, la comida es temporal, hasta el clima cambia con la temporada. Dado a esto, los precios varían de acuerdo a la temporada del año. Por ejemplo, en Puerto Rico la temporada de huracanes es la temporada más baja, así que conseguirás los mejores precios, pero te corres el riesgo de que ocurra un huracán. Si quieres una flor en particular, tienes que saber en que momento del año están en temporada y planificar tu boda de acuerdo a eso, si no, la decoración va a salir más cara para poder conseguir las flores fuera de temporada. También considera casarte viernes o domingo, ya que los precios serán mas económicos.

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